Você tem dificuldades para manter um bom controle de pagamentos de clientes na sua gráfica ou marcenaria? 

Esse tipo de dificuldade é mais comum do que você imagina. Entretanto, isso não quer dizer que você precisa conviver com esse problema.

Hoje em dia, é possível garantir um controle de diversas formas. Neste guia, vamos te ajudar a conquistar isso. Acompanhe para saber mais.

Aprenda a fazer o controle de pagamentos de clientes

Manter o controle dos pagamentos dos clientes exige disciplina e organização. Afinal, não basta “organizar uma vez” e pronto. As finanças precisam de acompanhamentos regulares para se manterem sempre saudáveis.

Mas como fazer esse controle, então? A seguir, descrevemos alguns passos. 

Organize as informações dos clientes 

Para começar, é essencial montar uma base completa e atualizada com todas as informações relevantes dos seus clientes. 

Além dos dados básicos, como nome, telefone, e-mail e endereço, registre também o histórico de compras, condições combinadas para pagamento (à vista, parcelado, prazo) e quaisquer acordos especiais feitos. 

Isso pode te ajudar de diversas formas. Por exemplo, se você sabe que um cliente costuma atrasar pagamentos, pode antecipar os contatos para lembrá-lo, evitando surpresas.

Leia mais: Como receber pagamento instantâneo?

Registre todos os recebimentos com detalhes 

Cada pagamento que entrar deve ser registrado com detalhes, como data, valor, forma de pagamento (PIX, boleto, cartão) e se o pagamento foi total ou parcial. 

Esse registro te ajuda a evitar erros que podem gerar confusão na hora de fechar o mês ou emitir relatórios financeiros.

Um bom hábito é sempre conferir os extratos bancários e cruzar os dados com seus registros internos, para garantir que nada tenha passado despercebido. 

Além disso, deixar claro para a equipe responsável como registrar essas informações cria mais transparência e segurança na gestão.

Acompanhe os prazos 

A antecipação é a melhor estratégia para evitar atrasos e manter o controle de pagamentos de clientes. 

Para isso, crie um calendário com todas as datas de vencimento e configure alertas para que você possa entrar em contato com os clientes antes que o prazo expire.

Enviar lembretes três ou cinco dias antes do vencimento, por meio de e-mail, SMS ou WhatsApp, é uma prática simples que já faz grande diferença na redução da inadimplência. 

Mas caso o pagamento não seja efetuado, faça um segundo contato após o vencimento, com tom cordial, oferecendo ajuda para possíveis dificuldades, como parcelamento.

Leia mais: Como ter um bom controle de inadimplência?

Utilize ferramentas digitais

Hoje, ferramentas digitais são grandes aliadas na gestão financeira. A Calcpay, por exemplo, é um sistema integrado ao Calcme que simplifica o controle dos pagamentos em gráficas e marcenarias.

Com ela, você pode emitir cobranças personalizadas por PIX, boleto e cartão de crédito, tudo automaticamente. 

Além disso, o sistema acompanha em tempo real o status de cada pagamento e envia notificações automáticas para os clientes, reduzindo o risco de esquecimentos e atrasos.

Outro benefício importante é a possibilidade de gerar relatórios para entender o comportamento de pagamento dos clientes e planejar ações estratégicas. A Calcpay também oferece a opção de antecipar recebíveis, garantindo capital de giro para sua empresa quando necessário.

Viu só como manter o controle de pagamentos de clientes pode ser mais fácil com a ferramenta certa? Conte com a gente!