Enviar uma mensagem de cobrança para clientes nem sempre é fácil, sabemos disso. Afinal, é um assunto que pode ser delicado em algumas situações.

Entretanto, é igualmente importante o envio de lembretes pois, às vezes, trata-se de uma questão de esquecimento, concorda?

Pensando nisso, preparamos este guia com algumas ideias de mensagem que você pode usar para garantir uma boa comunicação com o seu cliente. Acompanhe.

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Mensagem de cobrança para clientes: dicas e sugestões

Na hora de escrever uma mensagem de cobrança para clientes, é importante ser bastante profissional e sério, garantindo que essa cobrança aconteça de uma maneira adequada.

Dependendo da situação, pode sim ser algo um tanto quanto constrangedor para quem recebe, e é importante que o atendente tenha esse olhar mais gentil.

Ainda assim, é igualmente imprescindível que a cobrança ocorra, afinal, sua empresa necessita dos pagamentos.

A seguir, apresentamos algumas ideias que podem te ajudar. Veja só:

Mensagem de cobrança para clientes novos

“Olá, [Nome]! Notamos que o pagamento referente ao pedido [número ou descrição] ainda não foi identificado. Gostaríamos de lembrá-lo de que ele tem vencimento em [data]. 

Caso já tenha realizado o pagamento, desconsidere esta mensagem. Estamos disponíveis para esclarecer qualquer dúvida e ajudá-lo no que for necessário.

 Entre em contato conosco por aqui mesmo, se precisar. Obrigado pela confiança em nossa empresa!”

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Mensagem de cobrança para clientes antigos

“Olá, [Nome]! Esperamos que esteja bem. Verificamos que o pagamento do pedido [número ou descrição], com vencimento em [data], ainda está pendente. 

Sabemos da sua longa parceria conosco e estamos à disposição para auxiliá-lo na regularização. 

Caso já tenha efetuado o pagamento, por favor, nos informe para que possamos atualizar o sistema. Qualquer dúvida, entre em contato conosco. Obrigado!”

Mensagem de cobrança para clientes inativos e inadimplentes

“Olá, [Nome]! Sentimos sua falta e gostaríamos de reforçar que o pagamento referente ao pedido [número ou descrição] encontra-se em aberto desde [data]. 

Entendemos que imprevistos podem ocorrer e estamos prontos para oferecer alternativas para regularizar sua situação. 

Entre em contato para mais informações. Será um prazer restabelecer nossa parceria!”

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Quais cuidados devemos ter ao enviar uma mensagem de cobrança?

Ao enviar uma mensagem de cobrança, devemos sempre manter uma postura respeitosa e até mesmo empática, pois nunca sabemos o que pode estar acontecendo “do outro lado”, não é mesmo?

A comunicação precisa ser cordial e, inclusive, clara. Nem sempre os clientes entendem quais são as possibilidades de pagamento e de reorganização financeira, e manter a clareza pode ajudar nesses casos.

A seguir, apresentamos algumas ideias e considerações que podem ser interessantes. Continue lendo.

Atenção ao dia da semana e horário

Uma mensagem de cobrança deve ser enviada em horário comercial para não causar nenhum tipo de desconforto em quem irá recebê-la.

Afinal, o momento em que a mensagem de cobrança é enviada faz diferença. Evite enviar mensagens muito cedo, tarde da noite, em feriados ou fins de semana, pois isso pode ser mal interpretado. 

O ideal é priorizar dias úteis e horários comerciais, como entre 8h e 18h. Acima de tudo, essa postura demonstra profissionalismo e respeito pela rotina do cliente. 

Quando a mensagem chega em um momento adequado, as chances de ser lida com atenção aumentam, e a abertura para negociação tende a ser maior.

Até porque, quem irá querer ler com atenção uma mensagem de cobrança no meio de uma confraternização em família, por exemplo?

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A comunicação deve ser respeitosa e cordial

Mesmo quando há inadimplência, a sua comunicação deve ser educada e respeitosa. Comece a mensagem com uma saudação simples e deixe claro que o objetivo é resolver a pendência da melhor forma possível. 

Evite frases que pareçam acusatórias ou que transmitam julgamento. O foco deve ser em manter o cliente à vontade para responder, mesmo que ele esteja em uma situação financeira delicada. 

A cordialidade pode ajudar a preservar a relação comercial e facilitar o diálogo, essenciais para novos negócios no futuro, inclusive.

Nunca use um tom de “ameaça”

Infelizmente, ainda vemos algumas pessoas usando um tom de ameaça ao enviar uma mensagem de cobrança, o que é inadmissível, convenhamos.

Mensagens com frases como “se não pagar, vamos tomar providências” ou “caso não resolva hoje, vamos encaminhar ao jurídico” podem gerar resistência imediata. 

Mesmo que a empresa tenha o direito de tomar medidas legais, esse tipo de comunicação costuma fechar portas. Em vez disso, prefira informar com clareza sobre os prazos e consequências de forma objetiva e sem pressionar. 

Mostrar disposição para resolver, ao invés de ameaçar, tende a gerar mais colaboração e menos conflito. Afinal, dessa forma a pessoa pode não entrar no modo “reativo”, que costuma aparecer quando nós, seres humanos, nos sentimos ameaçados.

Tente entender o que aconteceu e crie alternativas

Por fim, antes de enviar uma mensagem de cobrança, tente entender o que pode ter acontecido com aquele cliente em específico.

Às vezes, uma simples conversa pode esclarecer a situação e abrir espaço para uma renegociação. 

Quando a empresa demonstra interesse em entender o lado do cliente e oferece alternativas, como parcelamento ou extensão de prazo, ela mostra respeito. Essa postura aumenta a chance de acordo e reduz o risco de perder o cliente definitivamente. Pense nisso!

Automatize as mensagens de cobrança na sua gráfica ou marcenaria!

Para facilitar o dia a dia do atendimento da sua empresa, automatizar a mensagem de cobrança para clientes pode ser uma boa ideia.

Para isso, você pode contar com o Chatme, nossa plataforma de WhatsApp focada em gráficas e marcenarias!

Com essa ferramenta, integrada à Calcme, você poderá programar o envio de lembretes de pagamento, possibilitando uma organização mais eficiente dessas cobranças e até mesmo reduzindo as chances de esquecimento de envio.

Além disso, você ainda conta com muitas outras funcionalidades como:

• ​​Dashboard;
• Multiatendentes;
• Controle de status;
• Controle por Tag;
• Várias conexões;
• Agendamento de mensagem;
• Respostas rápidas;
• Chatbot.

Venha fazer o seu teste grátis e veja na prática como isso pode acontecer!

Benefícios de usar o Chatme para enviar mensagem de cobrança

Enviar mensagem de cobrança para clientes pode ser uma tarefa cansativa e sujeita a falhas, principalmente quando você faz isso de maneira manual.

Por isso, para gráficas e marcenarias que buscam melhorar o controle financeiro e o atendimento, usar uma ferramenta como o Chatme traz diversas vantagens. 

Esse sistema é desenvolvido para facilitar a comunicação com o cliente. A seguir, veja quatro benefícios importantes de usar o Chatme para enviar mensagem de cobrança.

Organização de cobranças

Um dos maiores desafios na gestão financeira de uma empresa é garantir que todas as cobranças sejam feitas no prazo certo, sem esquecer nenhum cliente. 

O Chatme resolve isso ao permitir que você programe o envio de mensagens para lembrar os clientes sobre pagamentos pendentes. 

Assim, é possível evitar o problema do esquecimento e ainda facilitar o acompanhamento dos pagamentos, reduzindo a inadimplência. 

Com essa organização, você mantém o fluxo de caixa mais saudável e evita retrabalhos, porque a cobrança é feita de forma consistente e sempre seguindo um padrão.

Integração com a Calcme

O Chatme funciona de forma integrada com a Calcme, nosso sistema de gestão muito utilizado em gráficas e marcenarias. 

Com essa integração, é possível garantir que as informações de pagamentos, clientes e pedidos estejam sempre sincronizadas entre as duas plataformas. 

Assim, o envio da mensagem de cobrança é baseado em dados atualizados, evitando confusões ou erros. 

Além disso, essa integração facilita a gestão do negócio como um todo, pois permite que você tenha mais controle sobre os processos e tome decisões baseadas em informações reais do seu negócio.

Leia mais: Como fazer atendimento pelo WhatsApp?

Atendimento eficiente

Além da parte financeira, o Chatme oferece funcionalidades que melhoram o atendimento ao cliente. 

Com funcionalidades como multiatendentes, chatbot e respostas rápidas, a comunicação fica mais rápida e personalizada para cada caso.

Assim, sua equipe consegue responder dúvidas, negociar prazos ou resolver problemas de forma prática, sem perder tempo com respostas repetitivas ou atrasos. 

O cliente sente que está sendo bem atendido, o que aumenta a satisfação e fortalece o relacionamento! E sabemos que, nos dias atuais, um bom atendimento é fundamental, inclusive no caso de uma mensagem de cobrança, não é mesmo?

Gerenciamento prático

Outro ponto forte do Chatme é a facilidade de gerenciar todas as interações e cobranças em um só lugar. 

A plataforma oferece dashboard para visualizar o status das mensagens enviadas, controle por tags para organizar os contatos e agendamento para planejar o envio com antecedência. 

Tudo isso torna o trabalho mais prático e transparente, já que você acompanha tudo em tempo real e pode ajustar as ações conforme necessário. 

Com esse gerenciamento, sua empresa ganha mais produtividade e evita falhas na comunicação.

Que tal apostar nessa possibilidade? Conte com a gente!