Saber montar um script de atendimento para gráfica é essencial para que a sua equipe possa ter um “norte” na hora de abordar os clientes que buscam por soluções personalizadas.

Assim, é possível conduzir a conversa de uma maneira mais amigável e que possa contribuir com o cliente, trazendo soluções de verdade. Quer saber como fazer isso? Acompanhe este guia da Calcme e saiba mais!

Como montar um script de atendimento para gráfica?

Na hora de montar um script de atendimento para gráfica, é importante evitar a construção de um processo que fique muito engessado e robotizado.

Afinal, se parecer mecanizado demais, poderá afastar os seus clientes. A ideia do script é auxiliar o atendimento, e não atuar por ele.

Com isso em mente, veja agora as considerações que descrevemos nos tópicos abaixo para você conferir:

Abertura a identificação do motivo do contato

O primeiro ponto que deve ser posto em prática ao montar um script de atendimento para gráfica é pensar nas saudações. Elas não precisam ser super formais, mas nem tão informais. O ideal é alinhar a comunicação com o estilo do seu público-alvo.

Após a saudação, sempre lembre-se de questionar o nome do cliente e pergunte, de forma gentil e interessada, qual o motivo do contato. Esse primeiro contato é essencial e a chave para uma conversa que conduza para uma venda, então, capriche.

Leia mais: Automação de atendimento WhatsApp: Como fazer na gráfica?

Escuta ativa, resposta e solução

Lembre-se de que é muito importante que você pratique a escuta ativa durante o atendimento. E essa “escuta” também vale para os atendimentos on-line, por escrito, ok?

É muito importante que você se atente para a mensagem do cliente, prestando atenção nas nuances e, se necessário, fazendo as devidas anotações do que for mais importante.

Após essa etapa, o script deve contemplar uma resposta que leve à solução, seja ela parcial ou total. O importante é dar uma resposta para o cliente, que seja, claro, acolhedora e eficiente.

Verificação e esclarecimento

Após a resposta e a condução para a solução, que pode ser a compra de um item em específico, lembre-se de verificar se realmente entendeu a demanda do cliente. Confirme as informações do pedido e esclareça qualquer dúvida que você possa ter.

Além disso, questione se o próprio cliente ainda tem alguma dúvida ou se deseja saber mais alguma coisa sobre o produto que está adquirindo. Essa é uma forma de evitar quaisquer tipos de falhas de comunicação, e esse reforço deve fazer parte do processo de montar um script de atendimento para gráfica.

Veja mais: Como aumentar a produtividade do atendimento ao cliente?

Encerramento

Após os devidos esclarecimentos, é chegado o momento de encerrar o atendimento em si. Deixe claro que o atendimento será encerrado, mas sempre mantendo uma postura amigável e acolhedora, para que o cliente se sinta verdadeiramente ouvido.

É importante que o atendimento seja encerrado para que nada fique “solto” e o cliente compreenda que, para dar continuidade a qualquer outra demanda, é importante que ele sinalize isso explicitamente.

Feedback

Por fim, especialmente quando pensamos em montar um script de atendimento para gráfica no que diz respeito às conversas online, considere solicitar um feedback do seu cliente.

Assim, é possível entender melhor o que foi bom e o que foi ruim para o cliente, implementando melhorias inteligentes na rotina. Pense nisso!

E lembre-se, uma ferramenta de gestão para atendimento no WhatsApp, como o Chatme, também pode te ajudar. Considere essa dica e bons atendimentos!

Funcionalidades extras para melhorar o fluxo do atendimento

A etapa de montar um script de atendimento não termina quando a conversa alcança o encerramento. 

Existe um conjunto de práticas que fortalecem a rotina e deixam o contato com o público mais claro. 

Essas ações servem como complemento e ajudam sua equipe a criar uma comunicação mais segura ao construir cada mensagem de atendimento ao cliente pelo WhatsApp. 

Exemplos:

• Criar um bloco inicial de perguntas para entender rápido o pedido;
• Separar respostas que já fazem parte da rotina para ganhar tempo;
• Mapear objeções comuns para evitar ruídos;
• Organizar pequenos trechos que facilitam a explicação de prazos;
• Deixar instruções claras sobre envio de arquivos do cliente.

Quando sua equipe domina esses pequenos apoios, o processo de montar um script de atendimento se torna mais fluido e permite que o atendente se concentre no que importa. 

Com o tempo, esse modelo cria uma cultura de organização e fortalece a percepção de profissionalismo.

Exemplos de organização prática do script

A tabela abaixo funciona como apoio para consultas rápidas, além de auxiliar na construção de frases prontas para atendimento ao cliente WhatsApp em diferentes cenários.

Veja só:

Etapa do atendimento	Objetivo	O que não pode faltar
Saudação	Abrir a conversa com naturalidade	Nome do cliente e motivo do contato
Coleta de informações	Entender o pedido com clareza	Perguntas direcionadas e anotações
Apresentação da solução	Guiar para a melhor opção	Explicação simples sobre prazo e formato
Confirmação	Evitar erros no pedido	Repetir dados essenciais do projeto
Encerramento	Finalizar com proximidade	Oferta de ajuda e pedido de retorno caso precise

Com essa linha de raciocínio, o atendente passa a ter mais segurança ao lidar com dúvidas complexas e consegue propor alternativas sem sair da linha definida pelo script. 

Isso ajuda a aplicar de forma mais natural um texto pronto para vendas no WhatsApp nos momentos adequados.

E com o Chatme, você pode colocar tudo isso em prática de uma maneira mais automatizada, rápida e organizada, o que permite que o seu atendimento seja cada vez melhor.

Venha fazer o seu teste grátis e conferir isso na prática!

FAQ sobre montar um script de atendimento

1. Preciso seguir o script sempre da mesma forma?

Não. O objetivo de montar um script de atendimento é orientar, não limitar. Ele serve como base para manter clareza e organização durante a conversa, mas pode ser adaptado conforme o contexto de cada cliente.

2. O script funciona para atendimentos pelo WhatsApp?

Sim. Ele ajuda a estruturar cada mensagem de atendimento ao cliente pelo WhatsApp, melhora a comunicação e facilita o uso de frases prontas para atendimento ao cliente WhatsApp quando necessário.

3. Como incluir respostas automáticas no meu fluxo?

Você pode inserir exemplos de mensagens automáticas para WhatsApp dentro do próprio script, definindo o momento certo para aplicá-las. Assim, mantém a conversa coerente e evita que pareça mecânica.

4. Posso usar textos prontos para acelerar pedidos repetitivos?

Sim. Um texto pronto para vendas no WhatsApp é valioso para processos repetidos, desde que seja adaptado com o nome, detalhes do pedido e objetivo do cliente para manter proximidade.

5. Como lidar quando estou ausente?

Inclua no seu script algumas frases prontas para atendimento ao cliente WhatsApp ausência, sempre avisando o horário de retorno e garantindo que o cliente tenha um caminho claro para continuar o atendimento depois.