Mensagem de ausência no WhatsApp: 25 modelos prontos para clientes

Terça, duas da tarde. O vendedor está numa medição, o dono está na fábrica e a equipe está montando uma cozinha do outro lado da cidade. É nessa hora que o cliente manda mensagem perguntando do orçamento. E ninguém pega o celular.

Abaixo estão 25 modelos prontos para copiar no WhatsApp: para a equipe fora da empresa, para o vendedor ausente, para o recesso de fim de ano e para a volta. No fim, o passo a passo para programar a mensagem no WhatsApp Business.

O que escrever na mensagem de ausência?

• Quem está falando. O nome da empresa e, se for o caso, o do vendedor.
• Por que ninguém responde agora. Uma frase basta: medição, montagem, reunião, recesso.
• Quando você volta. “Respondo às 15h” é melhor do que “em breve”.
• O que o cliente pode adiantar. Medidas, fotos do ambiente, a planta ou o projeto do arquiteto.
• O caminho para urgência. Assistência de móvel já entregue tem outro contato ou outro prazo.

O que não entra: promoção e promessa que você não vai cumprir. Se você escreveu 15h, responda às 15h.

Quanto tempo a sua marcenaria fica longe do WhatsApp?

Mais do que parece. Faça a conta de uma semana comum: 3 medições de 2 horas, 2 visitas técnicas de 1 hora e meio dia de montagem acompanhada, de 5 horas. São 13 horas fora do WhatsApp, ou 26% das 50 horas de expediente.

Em um mês, são 52 horas. Se chegam 10 mensagens de cliente por dia, 2 ou 3 caem nesses horários. Sem aviso, cada uma espera sem saber se foi lida.

A mensagem de ausência cobre essas horas do dia. À noite e no fim de semana, quem cuida é a mensagem de horário de atendimento, com os modelos para fora do expediente e para feriado.

Que mensagem mandar quando a equipe está em medição, visita ou montagem?

Troque o que está entre colchetes. E use o nome de quem atende: quem compra móvel sob medida quer saber com quem está falando.

1. Em medição

“Oi, [nome]. Aqui é o [vendedor], da [empresa]. Estou numa medição agora e volto ao WhatsApp às [hora]. Se quiser adiantar, mande as medidas e 2 ou 3 fotos do ambiente.”

2. Em visita técnica na obra

“Oi. Estou numa visita técnica, conferindo uma obra com o cliente. Às [hora] eu respondo a sua mensagem com calma.”

3. Acompanhando uma montagem

“Oi, [nome]. Hoje estou acompanhando uma montagem e fico longe do celular até as [hora]. Sua mensagem chegou e te respondo ainda hoje.”

4. Em reunião com o arquiteto

“Oi. Estou em reunião com um arquiteto até as [hora]. Logo depois, te respondo.”

5. Atendendo no showroom

“Oi. Agora estou atendendo um cliente no showroom da [loja]. Em até [número] minutos eu te chamo. Se quiser, já me conta qual ambiente você quer planejar.”

6. Dono na fábrica

“Oi, [nome]. Estou na produção agora, acompanhando um pedido. Volto ao escritório às [hora] e te respondo em seguida.”

7. Dia de muitas mensagens

“Oi. Hoje o volume de mensagens está alto e estamos respondendo por ordem de chegada. A sua está na fila, e a resposta sai até as [hora].”

Como avisar que o vendedor está ausente?

Quando quem atende não está, o cliente precisa saber quem continua. E quem assume precisa do histórico, para o cliente não ter que contar tudo de novo.

8. Vendedor de folga, outro atende

“Oi, [nome]. O [vendedor] está de folga hoje. Quem te atende é a [colega], que já está com o seu projeto e as últimas mensagens de vocês.”

9. Vendedor de férias

“Oi, [nome]. O [vendedor] está de férias até [data]. Enquanto isso, a [colega] continua o seu orçamento, com tudo o que vocês já combinaram.”

10. Projetista ausente

“Oi, [nome]. A [projetista], que cuida do seu projeto, volta na [dia]. Anotei o ajuste que você pediu, e ela te responde na [dia], até o meio-dia.”

11. Troca de vendedor

“Oi, [nome]. A partir de hoje, quem cuida do seu pedido é o [novo vendedor]. Ele já leu as conversas, conhece o projeto e vai te acompanhar até a montagem.”

12. Urgência de assistência

“Oi. Se for assistência de um móvel já instalado, mande uma foto e descreva o problema. O responsável pela assistência responde até as [hora] de hoje.”

Mensagem desse tipo só funciona se a troca for de verdade. No WhatsApp de cada vendedor, o histórico fica com ele. Num número da empresa com vários atendentes, a conversa passa de um para outro com tudo o que já foi dito.

Qual mensagem de ausência usar no recesso de fim de ano?

No recesso, a mensagem automática fica ligada por dias seguidos. Ela precisa responder sozinha o que o cliente mais quer saber: quando você volta e o que acontece com o pedido dele. Escreva só o que a produção já confirmou. O aviso que sai antes do recesso, para quem está fechando pedido agora, está no post de horário de atendimento.

13. Mensagem automática do recesso

“Oi. A [empresa] está em recesso de [data] a [data] e volta no dia [data], às [hora]. Sua mensagem fica guardada e respondemos por ordem de chegada.”

14. Para quem tem pedido em produção

“Oi, [nome]. Estamos em recesso até [data]. Se o seu pedido está em produção, a data de entrega que combinamos já considera essa parada. Na volta, confirmamos a montagem com você.”

15. Para quem tem montagem logo depois da volta

“Oi, [nome]. A sua montagem está marcada para [data], logo depois do nosso recesso. Na véspera, a equipe te chama para confirmar o horário.”

16. Para quem tem orçamento em aberto

“Oi, [nome]. Estamos em recesso até [data]. O seu orçamento vale até [data]. Se passar disso, na volta revisamos os valores com você.”

17. Assistência durante o recesso

“Oi. A [empresa] está em recesso até [data]. Para um problema urgente com um móvel já instalado, chame o [nome] no [telefone]. O resto respondemos na volta.”

18. Volta do recesso

“Oi, [nome]. Voltamos hoje do recesso. Vi a sua mensagem do dia [data] e te respondo até as [hora].”

19. Aviso de volta para os clientes

“Oi, [nome]. A [empresa] voltou do recesso. As montagens de [mês] seguem nas datas combinadas, e o comercial atende de segunda a sexta, das [hora] às [hora].”

Na volta, comece pelas mensagens mais antigas: quem escreveu no primeiro dia do recesso esperou mais. Se alguém não responder depois disso, veja como finalizar um atendimento ao cliente que não responde.

Dá para fazer uma mensagem de ausência criativa sem parecer brincadeira?

Dá, com uma regra: a graça cabe numa frase, e o horário de volta continua lá. Quem está gastando R$ 41.000 numa cozinha gosta de leveza, mas quer saber quando vai ter resposta.

20. Com o ditado da marcenaria

“Oi. Aqui a regra é medir duas vezes e cortar uma. Estamos medindo agora. Às [hora], a resposta é sua.”

21. Mão no MDF

“Oi. Neste momento, a equipe está com a mão no MDF. Às [hora], a mão volta para o celular e te respondemos.”

22. Montando para outro cliente

“Oi. Agora estamos montando a cozinha de outro cliente, com o mesmo cuidado que vamos ter com a sua. Voltamos às [hora].”

23. Recesso com leveza

“Oi. A fábrica desligou as máquinas para o recesso e volta no dia [data]. Até lá, vá pensando no projeto e mande as fotos do ambiente. Na volta, a gente começa por elas.”

A mensagem de ausência não substitui a resposta. Ela só promete a hora certa em que a resposta vai chegar.

Como programar a mensagem de ausência no WhatsApp Business?

1. Abra o menu. Em Configurações, toque em Ferramentas comerciais, que em algumas versões aparece como Ferramentas de empresa, e depois em Mensagem de ausência.
2. Ative e cole o texto. Confira o nome da empresa e o horário de volta.
3. Escolha quando enviar. Sempre, só fora do horário de atendimento ou num período que você define. Para o recesso, use o período, com o dia e a hora de início e de fim.
4. Escolha para quem. Todos os contatos, todos menos alguns ou só os contatos que você selecionar.
5. Teste com outro número. Mande uma mensagem e veja se a resposta chega do jeito certo.

A resposta automática é do WhatsApp Business. No WhatsApp comum, essa função não existe. E troque o texto quando a ausência acabar: mensagem de recesso ligada em fevereiro faz o cliente achar que você ainda está fechado.

24. Curta, para deixar ligada no dia a dia

“Oi. Agora não consigo responder, mas a sua mensagem chegou. Respondo em até [número] horas, dentro do horário de atendimento.”

25. Com o portfólio enquanto o cliente espera

“Oi. Enquanto a gente não responde, veja os projetos que já fizemos, separados por ambiente: [link]. Se gostar de algum, me conta qual.”

Se você usa o Calcme Marketing, que é gratuito, o link do portfólio por ambiente já está pronto. Para a mensagem de boas-vindas e outras respostas automáticas, veja os exemplos de mensagens automáticas para WhatsApp.

Quando a mensagem de ausência não resolve?

Quando o cliente precisa de resposta, e não de aviso. A mensagem de ausência só diz que você volta. Ela não pede as medidas certas, não passa a conversa para quem está livre e não marca a visita.

No Chatme, o time inteiro atende pelo mesmo número de WhatsApp, e cada conversa tem setor e responsável. Se o vendedor está na medição, quem está no escritório vê a conversa e continua de onde ela parou, com o histórico. E os agentes de IA respondem em segundos, perguntam o ambiente, as medidas e o prazo e marcam a medição na agenda de quem vai medir.

A mensagem de ausência continua útil no recesso. No dia a dia, o melhor aviso é uma resposta de verdade.