Como organizar atendimento pelo WhatsApp na gráfica?

Como organizar atendimento pelo WhatsApp na gráfica?

Está difícil organizar atendimento pelo WhatsApp? Sabemos que essa pode ser uma missão um tanto quanto difícil, mas com os passos certos é possível criar uma comunicação mais efetiva e assertiva.

E para te ajudar nesse objetivo, preparamos este guia com algumas dicas que podem ser bastante úteis. Acompanhe!

Como organizar atendimento pelo WhatsApp na gráfica?

Para organizar atendimento pelo WhatsApp, é importante considerar alguns fatores que fazem toda a diferença na experiência do cliente. Na lista abaixo, detalhamos alguns desses pontos, para que você possa ter mais clareza no dia a dia, ao se comunicar com o seu público:

Defina horários

Estabeleça horários fixos de atendimento para evitar sobrecarga e desorganização. Informe os clientes claramente sobre o período em que podem enviar mensagens e receber respostas. 

Assim, é possível proporcionar aos clientes expectativas realistas e melhorar a experiência como um todo. 

Considere, ainda, usar mensagens automáticas para comunicar os horários fora do expediente. 

Veja mais: Gerenciador atendimento WhatsApp para gráficas

Use mensagens automáticas

Configure mensagens automáticas para saudações, respostas rápidas e avisos sobre prazos ou horários. 

Com o Chatme, integrado à Calcme, você consegue programar mensagens automáticas, bem como criar um chatbot que auxilie o seu cliente no primeiro contato, o que é ótimo para garantir maior satisfação no atendimento e reduzir o tempo de espera de quem chega buscando atendimento na sua gráfica.

Categorize pedidos com etiquetas

As tags do Chatme são ótimas para organizar e priorizar atendimentos. Separe pedidos por tipo de serviço, urgência ou etapa do processo, como “orçamento”, “aprovado” ou “em produção”.

Assim, é possível ter um acompanhamento melhor e evitar que demandas importantes se percam. 

Lembre-se também de personalizar as etiquetas para atender às necessidades específicas da gráfica. O ideal é que, na hora de organizar atendimento pelo WhatsApp você considere o que realmente pode funcionar para o seu negócio especificamente.

Veja mais: Atendimento WhatsApp vários atendentes: Como implementar?

Organize um funil de vendas

Implemente um funil de vendas para acompanhar cada cliente desde o primeiro contato até o fechamento do pedido. 

Divida o funil em etapas, como “interessados”, “orçamento enviado” e “pedido confirmado”. Essa estrutura ajuda a visualizar em qual etapa cada cliente está no processo e quais ações precisam ser tomadas. 

Lembre-se sempre de que um funil bem feito pode mudar consideravelmente a maneira como você lida com cada cliente. Afinal, cada etapa pode necessitar de uma abordagem específica, aquecendo o cliente para a compra.

Treine a equipe

Por fim, garanta que todos os atendentes conheçam os procedimentos e padrões de comunicação. Treine a equipe para usar uma linguagem clara, educada e profissional, alinhada à identidade da gráfica. 

Considere também simular situações comuns para preparar os atendentes para responder de forma ágil, proporcionando experiências que possam trazer mais assertividade para a comunicação.

Esperamos que este guia de como organizar atendimento pelo WhatsApp possa te ajudar. Lembre-se de que estamos aqui para ajudar a sua gráfica a ir além com o Chatme! Conte com a gente e faça hoje mesmo o seu teste gratuito, aprendendo a gerenciar a comunicação da sua empresa da melhor forma.