Será que está na hora de investir em um sistema para gráficas? O que será que deve ser levado em consideração?

Neste guia da Calcme, vamos te ajudar a tomar uma boa decisão! Acompanhe.

Descubra agora qual é a hora certa de investir em um sistema para gráficas

Você não consegue mais cuidar e lidar com as tarefas diárias e nem processar as informações que a sua gráfica gera? Saber a hora de investir em um sistema para gráficas é fundamental para o empresário obter um crescimento sustentável e controlar a sua empresa como sempre sonhou.

Muitas vezes no dia a dia é comum nos sentirmos perdidos devido ao acumulo de tarefas. Uma gráfica, para ser bem administrada exige dedicação e atenção por conta do gestor. Porém, ele não pode estar sozinho nessa, precisa de um sistema online automático que o auxilia na gestão e administração do seu negócio. Saiba a hora certa de investir em um sistema para gráficas e saia na frente!

Quando o orçamento de gráfica começa a ser trabalhoso e demorado para entregar para o cliente

Esse é o problema chave de uma gráfica que define o seu sucesso ou fracasso: o orçamento! Um orçamento correto pode levar a gráfica a alcançar lucros e um crescimento sólido, já um orçamento feito de forma errada, pode levar sua gráfica ao fracasso e te dar algumas dores de cabeça desnecessárias. É normal que no inicio do seu negócio, você tenha começado a fazer cálculos de forma manual ou planilhas, mas chega um momento que isso já não dá mais.

Por isso, quando na sua gráfica começar a ficar trabalhoso para fazer o calculo de orçamento para o seu cliente, é um sinal muito forte que você precisa de um sistema de orçamento automático para gráficas. Com um programa de orçamento automático além de ter a garantia de acertar os cálculos, você consegue visualizar quanto de lucro cada pedido esta gerando para sua empresa. Outro detalhe importante, é o tempo de resposta de um orçamento para o seu cliente. Quanto mais rápido for, mais chances de fechar uma venda e fidelizar um cliente.

Quando há perda de tempo com processos manuais

Tempo é dinheiro e usar planilhas, agenda ou outro tipo de processo manual para gerenciar sua gráfica pode demorar muito tempo. Isso porque estes processos exigem um tempo valioso do seu colaborador, que poderia estar concentrado em atividades mais importantes. Além disso, estão sujeitos a erros e retrabalhos que podem gerar custos altos para sua gráfica.

Fazer um orçamento em uma planilha, gerar uma proposta em outro documento, gerar uma ordem de produção em outro começa a tomar muito tempo do seu colaborador. Todo esse processo deve ser automatizado com um investimento em um sistema para gráficas. Dessa maneira, é viável otimizar o tempo da sua equipe, melhorar a sua produtividade e ter mais lucro para sua gráfica.

Quando falta controle das vendas e orçamentos

Controle é essencial para uma empresa bem administrada. E uma gráfica sem controle de vendas e orçamentos está correndo um risco desnecessário. Por isso, ter o controle da quantidade de vendas, orçamentos aprovados, não aprovados e ordens de produção são fundamentais para a administração do seu negócio.

Se hoje você não tem documentado o controle das suas vendas e orçamentos, sabe muito bem como é ruim quando o cliente solicita o orçamento para aprovação e ninguém lembra mais! Um controle efetivo nos orçamentos e vendas mantêm a sua empresa saudável e seu comercial bem alinhado.

Quando falta controle financeiro

Se um orçamento correto é a base para o sucesso de uma gráfica, o controle financeiro é o braço direito do seu negócio. A ausência de controle financeiro pode provocar danos irreparáveis a sua gráfica e até nos casos mais graves, a falência da empresa. Por isso, é importante ter a organização financeira diariamente. Investir, sempre que possível, em ferramentas que auxiliem o gestor nessa tarefa tão importante para uma gráfica.

Esse é um sinal muito claro de que chegou a hora de você investir em um sistema para gráficas: o controle financeiro. Saber quanto você tem a receber e quanto tem a pagar em curto, médio e longo prazo e ter o registro de todas essas informações é fundamental para sua gráfica. Investir em um sistema que controle o financeiro da sua empresa também vai te ajudar a economizar tempo e dinheiro, já que um sistema evita sobrecarga de trabalho.

Quando preciso de mais segurança

Todas as informações da sua gráfica são algo de muito valor para a continuidade da sua empresa. Elas são a mola propulsora dos processos que a empresa tem. Sendo assim, essas informações não podem estar espalhadas ou em locais que não te trazem segurança.

Por isso, um sistema online de gestão para gráficas vai te dar a segurança dos seus dados protegidos e salvos em nuvem. Essas informações passam a estar seguras com você em todo e qualquer lugar estiver. Inclusive em tempo real mostrando a situação total da sua gráfica.

Na escolha de um sistema de gestão para gráficas, é extremamente importante considerar a segurança das informações. Afinal, são dados valiosos das sua empresa que precisam estar seguros.

Com ou sem sistema para gráficas: o que muda na rotina da gráfica?

Adotar um sistema para gráficas é uma questão de modernização e de sobrevivência em um mercado competitivo. 

Para visualizar isso com clareza, veja abaixo uma comparação entre a rotina de uma gráfica que ainda opera de forma manual e outra que utiliza um sistema especializado.

Esse tipo de comparação deixa claro: a diferença entre ter e não ter um sistema não está apenas nos números, mas na tranquilidade de quem comanda o negócio.

Quais áreas da gráfica mais se beneficiam com um sistema para gráficas?

Um sistema de gestão transforma toda a engrenagem da gráfica. Abaixo, você vê como os setores mais importantes ganham com essa mudança:

Quando todas essas áreas funcionam de forma integrada, o impacto no lucro e na eficiência pode ser imediato.

Leia mais: O que é flexografia? Entenda!

Checklist: sua gráfica está pronta para adotar um sistema para gráficas?

Se você ainda está em dúvida se é a hora certa de investir em um sistema, este checklist vai te ajudar. 

Responda com Sim ou Não às perguntas abaixo:

• ( ) Sua equipe ainda usa planilhas ou cadernos para calcular orçamentos?
• ( ) Você perde tempo tentando achar informações sobre pedidos antigos?
• ( ) Já teve prejuízo por erro de cálculo ou prazo mal administrado?
• ( ) Sente que está perdendo vendas por demora nos orçamentos?
• ( ) O financeiro da sua gráfica depende de vários arquivos soltos?
• ( ) Você não consegue ver claramente quanto está ganhando ou perdendo por mês?
• ( ) Há retrabalho constante por falhas na comunicação interna?
• ( ) Você não tem controle claro sobre estoque e insumos?

Se você respondeu “Sim” para 3 ou mais itens, sua gráfica está mais do que pronta para subir de nível com um sistema de gestão!

E como investir em um sistema para gráficas?

Agora que você já descobriu a importância de um sistema de gestão para sua gráfica e entende melhor as vantagens dele para o seu negócio, conheça o Calcme. Ele conta com todos esses benefícios e ajudará a sua gráfica a alcançar o sucesso! Investir em um sistema para gráficas nunca foi tão necessário para manter a sua competitividade.

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