Como organizar uma planilha para marcenaria: as abas, as colunas e o modelo grátis

O orçamento da cozinha saiu de um arquivo chamado orcamento-cozinha-final-2. O preço da chapa era o de três meses atrás, a soma do material parava uma linha antes da ilha e o vendedor tinha copiado a planilha de outro cliente para não começar do zero. Ninguém errou de propósito. A planilha é que deixava errar.

Abaixo estão as abas que uma planilha para marcenaria precisa ter, as colunas de cada uma, a conta da cozinha de R$ 41.000 montada na planilha, os erros que mais custam caro, o sinal de que a planilha já não dá conta e onde baixar o modelo grátis de orçamento e proposta.

Como organizar uma planilha para marcenaria?

Num arquivo só, dividido em abas, em que cada número é digitado uma vez e as outras abas só leem dali. São seis abas, na ordem em que o dinheiro anda: o que você compra, quanto custa a sua estrutura, o que você orça, o que você vende, o que você produz e o que entra e sai do caixa.

Três regras valem para todas as abas. Uma linha por coisa: um material, um item, uma parcela. Uma coluna de data em toda linha, para saber de quando é o número. E um responsável por aba, porque planilha que todo mundo atualiza acaba sem ninguém atualizando.

Cada número entra uma vez, numa aba só. As outras abas leem dali.

Quais colunas a aba de materiais precisa ter?

As que respondem três perguntas: o que é, quanto custa hoje e quanto tem na prateleira. Separe por categoria, como chapa, fita de borda, ferragem, acabamento e insumo, para achar rápido e somar por grupo.

A coluna que mais faz falta é a data do preço. Sem ela, o orçamento de hoje usa a chapa de três meses atrás, e ninguém percebe. Defina um prazo, como 30 dias, e confira o preço com o fornecedor antes de orçar com uma linha mais velha que isso.

O mínimo só vale para o que entra em quase todo móvel, como o MDF branco, a fita de borda e a dobradiça. A chapa de cor especial se compra por pedido. As ferramentas ficam fora desta aba, porque não entram no material de um pedido. O custo delas, com manutenção e reposição, vai para a aba de custos, dentro do custo da hora.

Como calcular o custo da hora e os percentuais na aba de custos?

Com duas contas, que alimentam todos os orçamentos. A primeira é o custo da hora: o custo mensal da produção dividido pelas horas que viram peça. A segunda são os percentuais que saem de cada venda, todos sobre o preço de venda: impostos, comissões, despesas fixas e lucro.

Os números são de exemplo, os mesmos da conta de precificação de móveis planejados, onde está o passo a passo de cada percentual. Troque pelos da sua marcenaria.

Deixe esta aba com um dono só e proteja as células. No Google Planilhas, é em Dados, Proteger páginas e intervalos. No Excel, em Revisão, Proteger Planilha. Se alguém mudar o lucro de 15% para 10% sem avisar, todos os orçamentos seguintes saem com outra margem, e ninguém sabe desde quando.

Como montar a aba de orçamento da marcenaria?

Com uma linha por item de cada ambiente, com o material puxado da aba de materiais e as horas multiplicadas pelo custo da hora da aba de custos. O vendedor escolhe o material numa lista e digita a quantidade e as horas. O preço, a planilha calcula.

• Ambiente e item: cozinha, balcão da pia com 3 gavetas e 4 portas.
• Medidas: largura, altura e profundidade.
• Código do material: uma lista suspensa, feita com a validação de dados a partir da coluna A da aba de materiais.
• Quantidade e preço: a função PROCV busca o código na aba de materiais e devolve o preço. Quando a chapa muda de preço, você troca num lugar só.
• Horas: de produção na fábrica e de instalação, multiplicadas pelo custo da hora.
• Frete, projeto e medição: em reais, por ambiente.

Na cozinha em L com ilha da Juliana Martins, a de R$ 41.000 dos exemplos do blog, o fim da aba fica assim:

A célula do preço divide o custo direto por 1 menos a soma dos percentuais. Se a fórmula somar 40% em cima do custo, o preço cai para R$ 34.440, e o lucro, de R$ 6.150 para R$ 1.230, porque imposto, comissão e despesas fixas saem do preço que o cliente paga.

A aba de orçamento é a conta, e fica com você. O que vai para o cliente é outra folha, com os itens, o valor, o prazo, o pagamento e a validade. O que não pode faltar nela está no modelo de orçamento para marcenaria.

No orçamento da Calcme, a conta é a mesma desta aba, item por item. A mão de obra entra no custo pelas horas e pelo custo da hora, e o preço sai sobre o preço de venda, como na tela abaixo.

Como controlar pedidos e produção na planilha?

Com duas abas ligadas pelo número do pedido. Na de pedidos, uma linha por venda fechada. Na de produção, uma linha por item de cada pedido.

Na aba de pedidos, as colunas são o número, o cliente, o tipo de projeto, o valor, a data da aprovação, a entrega prometida e o status: aguardando medição, em produção, em montagem ou entregue. A coluna do tipo de projeto parece detalhe, mas é ela que mostra de onde vem o seu faturamento. Com uma tabela dinâmica por tipo, você vê quantas cozinhas, dormitórios e closets vendeu no trimestre e quanto cada grupo somou.

Na aba de produção, cada item tem a etapa (corte, fita, furação, montagem na fábrica, montagem na obra), o responsável, o início e a data prevista. As colunas, a fórmula da data de entrega e o controle das horas de cada etapa estão na planilha de controle de produção para marcenaria.

O cuidado é não redigitar. Copie os itens do orçamento aprovado para a produção pelo número do pedido, e não ambiente por ambiente, de memória.

Como montar o fluxo de caixa na planilha da marcenaria?

Com uma linha por entrada ou saída, com a data e uma coluna que diz se o valor é previsto ou realizado. As parcelas de cada pedido entram como previstas no dia em que o cliente aprova. As compras de material, a folha, os impostos e as contas fixas entram como saídas.

Na cozinha de R$ 41.000, o pagamento é de 30% na aprovação (R$ 12.300), 40% no início da produção (R$ 16.400) e 30% na montagem concluída (R$ 12.300). São três linhas de entrada prevista, cada uma com a sua data. Quando o dinheiro cai, a linha passa a realizada, com a data do extrato.

As colunas são a data, a descrição, o pedido, a categoria (parcela de cliente, material, folha, impostos, despesas fixas), o tipo (entrada ou saída), a situação (previsto ou realizado), o valor e o saldo acumulado. A função SOMASE soma as entradas e as saídas por mês ou por categoria. Como achar o mês do menor saldo, semana a semana, está em fluxo de caixa para marcenaria.

Quais erros mais atrapalham a planilha da marcenaria?

Os que não aparecem na tela. A planilha continua bonita, e o número está errado.

• Preço sem data. O orçamento usa a chapa do trimestre passado, e a diferença sai do lucro.
• A soma que não pega a linha nova. O item entra embaixo do total e fica fora da conta.
• Várias cópias do mesmo arquivo. Orçamento final, final 2 e final de verdade. Use um arquivo só, na nuvem, e o histórico de versões para voltar atrás.
• Fórmula apagada por cima. Alguém digita o valor na célula da fórmula, e ela para de calcular. Proteja as células com fórmula.
• Percentual somado em cima do custo. O preço sai baixo, e o lucro some.
• A mesma informação em duas abas. O nome do cliente digitado no orçamento, no pedido e no caixa, cada vez de um jeito.

O segundo erro é o mais caro, porque ninguém vê. Na cozinha da Juliana, imagine que as ferragens da ilha, R$ 900 no exemplo, ficaram na linha 21, e a soma do material ia só até a linha 20. O custo direto cai para R$ 23.700, e o preço sai por R$ 23.700 ÷ 0,60 = R$ 39.500. Mas a ilha continua precisando das ferragens. Com o custo real de R$ 24.600 e os 25% de impostos, comissão e despesas fixas sobre R$ 39.500 (R$ 9.875), sobram R$ 5.025 de lucro, e não R$ 6.150. Foram R$ 1.125 a menos por uma linha fora da soma.

Para não cair nisso, insira os itens novos acima da linha do total, nunca embaixo, e confira se o total mudou depois de cada item.

Quando a planilha deixa de dar conta?

Quando você passa mais tempo copiando número de uma aba para outra do que olhando para eles. Os sinais:

• Mais de uma pessoa orça, e cada uma tem a sua cópia.
• O orçamento aprovado é digitado de novo no pedido, na produção, na compra e no caixa.
• O material falta porque a aba de estoque não sabe o que os pedidos novos vão consumir.
• Ninguém compara o custo orçado com o que o pedido gastou de verdade.

No Calcme ERP, o orçamento aprovado vira pedido, por ambiente e item. A necessidade de material sai dos pedidos e do estoque mínimo e vira requisição de compra, sem planilha, e cada venda gera as contas a receber no financeiro. Na tela abaixo, o pedido puxa o material, o que falta no estoque vira requisição e o item abaixo do mínimo entra sozinho na lista.

Depois da entrega, o previsto e realizado mostra o orçado, o planejado e o realizado de cada item, lado a lado, com a margem real do pedido. É a comparação que a planilha quase nunca chega a fazer.

E, quando o projeto chega em PDF do arquiteto, o meX lê as pranchas, levanta o material e monta o orçamento no padrão da sua empresa. Você revisa antes de enviar.

Onde baixar uma planilha para marcenaria grátis?

No modelo de orçamento e proposta da Calcme, que é gratuito. Ele traz os campos que o cliente precisa ver: dados do cliente, descrição do projeto, itens e valores, mão de obra, prazo de entrega e condições de pagamento. Você baixa o modelo aqui.

Use o modelo como a folha que vai para o cliente e monte por trás as abas deste post, com o seu custo da hora, os seus percentuais e o preço da sua última nota. O modelo pronto ajuda a começar. O que deixa o preço certo são os seus números.