Garantir um bom controle de entrada e saída de materiais na sua gráfica é extremamente importante para manter o estoque sempre atualizado.
Afinal, um estoque ruim pode acabar resultando na falta de materiais essenciais e, consequentemente, em atrasos nas entregas.
Mas isso não precisa acontecer na sua gráfica! Neste guia da Calcme, vamos te ajudar a manter um bom controle. Acompanhe.
Como fazer o controle de entrada e saída de materiais na gráfica?
Para controlar corretamente os materiais, é preciso criar processos claros que acompanhem desde o recebimento até o consumo dentro da gráfica.
Apenas dessa forma você poderá ter um controle maior do que ainda está disponível, do que deve ser adquirido e, até mesmo, de quais materiais não precisam ser comprados com frequência.
Veja alguns passos que podem te ajudar com esse objetivo importante:
Organize um cadastro detalhado dos materiais
O primeiro passo é criar um cadastro completo com todas as matérias-primas, insumos e materiais usados na gráfica.
Cada item deve conter informações como descrição, fornecedor, unidade de medida, preço e até mesmo código de identificação.
Ter esse cadastro facilita a localização e o monitoramento dos produtos, além de ajudar na padronização dos registros.
Lembre-se: criar esse padrão ajuda a ter um controle mais prático, além de garantir que todos os colaboradores sempre saibam consultar o estoque, sem falhas na comunicação.
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Registre todas as entradas com data e quantidade
Toda entrada de material deve ser registrada no momento em que ocorre, informando a data, a quantidade recebida e o fornecedor. Esses dados ajudam a controlar o estoque real e a identificar possíveis divergências.
Além disso, o preenchimento imediato garante que ninguém duplique o lançamento dessas informações – já que isso poderia prejudicar consideravelmente o controle e causar prejuízos mais tarde.
E não se esqueça de que é importante conferir as notas fiscais e garantir que os produtos estejam sempre de acordo com o pedido.
Controle as saídas por pedido ou setor
Cada saída de material precisa estar ligada a um pedido específico ou a um setor da gráfica.
Assim, você consegue mapear onde o material está sendo utilizado e identificar desperdícios ou desvios.
Tudo isso pode te ajudar a entender onde melhorar o consumo de determinados materiais, em quais áreas estão faltando insumos, e assim por diante.
Todo esse controle também facilita a análise de custos por projeto e facilita no planejamento de reposições.
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Implemente uma rotina de conferência e auditoria
Além dos registros diários, crie uma rotina de conferência física do estoque, comparando as quantidades registradas com o estoque real.
Fazer essa auditoria ajuda a detectar perdas, furtos ou erros de registro, garantindo que o controle seja confiável e o mais atualizado possível.
Você deve estipular a periodicidade dessa análise com base no que for mais pertinente para o seu negócio.
Utilize sistemas digitais para facilitar o monitoramento
Viu só como o controle de entrada e saída de materiais na gráfica exige atenção e dedicação? Pois é!
Mas sabe o que pode facilitar, e muito, a sua rotina? com um bom sistema de gestão!
Ferramentas como a Calcme permitem automatizar o registro de entrada e saída de materiais, gerar relatórios e integrar o controle de estoque com outros setores da empresa.
A Calcme oferece uma interface fácil de usar que potencializa a rotina dos colaboradores, permite o acompanhamento dos níveis de estoque e ajuda na tomada de decisões baseadas em dados confiáveis.
Com essa tecnologia, sua gráfica reduz desperdícios, melhora o planejamento de compras e aumenta a eficiência operacional! Venha fazer o seu teste grátis e confira!
