Saber como fazer um orçamento de impressão offset gráfica é indispensável para garantir que o seu negócio possa se desenvolver da melhor forma possível. Afinal, o orçamento está diretamente ligado ao seu faturamento e à sua margem de lucro, por isso, precisa ser feito com bastante atenção.

Pensando nesses aspectos, a equipe da Calcme – Sistema para Gráficas – preparou este guia com diversas considerações importantes. Acompanhe.

Como fazer um orçamento de impressão offset gráfica?

Existem alguns passos indispensáveis que devem ser considerados na hora de fazer um orçamento de impressão offset gráfica. Vejamos os principais:

1. Reúna informações

Antes de qualquer coisa, colete todas as informações necessárias sobre o projeto de impressão que será feito. 

É o caso do tipo e do tamanho do material a ser impresso, bem como a quantidade desejada, o tipo de papel, acabamentos especiais (como laminação ou verniz), prazos de entrega e qualquer outra especificação relevante.

Tudo isso é essencial para poder fazer um orçamento justo e preciso.

2. Calcule os custos da matéria-prima

O segundo passo é determinar a quantidade de papel necessária para o projeto com base no tamanho e no número de páginas. 

Depois disso, entre em contato com fornecedores de papel para obter cotações de preços. Lembre-se de considerar também outros materiais, como tintas e acabamentos especiais.

Com o tempo, essas informações podem estar armazenadas em um verdadeiro banco de dados, como uma planilha, para que facilite os orçamentos.

Veja também: Onde comprar material para gráfica?

3. Calcule os custos da mão de obra

Procure avaliar o tempo necessário para configurar a máquina de impressão offset, além do tempo de impressão real. 

Considere também os custos com mão de obra para pré-impressão, controle de qualidade e acabamento. Tudo isso deve entrar na conta ao fazer um orçamento de impressão offset gráfica.

4. Considere custos indiretos

Além do material que será usado, bem como a mão de obra, existem outros custos que também estão envolvidos com o processo de impressão.

Nessa conta, você deve colocar gastos como energia elétrica, manutenção de equipamentos, aluguel do espaço da gráfica e outros custos operacionais.

5. Adicione margem de lucro

Outro passo extremamente importante é calcular e adicionar a margem de lucro desejada para o projeto. Esse cálculo garantirá que a empresa tenha um retorno adequado sobre o investimento.

Para saber qual o valor adequado, você pode pesquisar nos concorrentes e analisar quanto eles têm cobrado para o mesmo serviço, encontrando um equilíbrio nos valores que você irá apresentar.

Erros comuns ao fazer o orçamento de impressão offset

Fazer um orçamento de impressão offset exige cuidado para não cometer falhas que prejudiquem a rentabilidade do projeto. 

Alguns erros são bastante comuns e merecem atenção especial. Abaixo, descrevemos os principais:

Não considerar as perdas técnicas

Muitas gráficas esquecem de prever as perdas naturais do processo, que acontecem durante o setup da máquina e os ajustes de cores, como, por exemplo:

• Folhas usadas nos testes iniciais para acertar o registro e a tonalidade.
• Descartes inevitáveis durante o corte e o acabamento.
• Margem de segurança para garantir a quantidade final ao cliente.

Quando essas perdas não são calculadas, o orçamento fica defasado e a gráfica absorve o prejuízo.

Subestimar os custos indiretos

Outro erro frequente é não incluir no orçamento de impressão os custos indiretos do negócio. 

Mesmo não estando diretamente ligados ao trabalho do cliente, eles existem e precisam ser rateados.

Alguns exemplos são:

• Energia elétrica consumida pelas máquinas.
• Manutenção periódica dos equipamentos.
• Aluguel do imóvel e despesas administrativas.

Sem considerar esses valores, a impressão pode parecer mais lucrativa do que realmente é.

Não atualizar os preços de insumos

Os valores do papel, das tintas para impressão offset e do material offset mudam constantemente. 

Assim sendo, utilizar tabelas antigas ou preços não atualizados faz com que o orçamento de impressão fique fora da realidade e comprometa a margem de lucro. 

É essencial manter contato regular com fornecedores para garantir preços corretos.

Aplicar sempre a mesma margem de lucro

Nem todo trabalho tem o mesmo nível de complexidade ou urgência. Por isso, usar o mesmo percentual de margem para qualquer projeto é arriscado. 

Trabalhos com prazos apertados, papéis especiais ou altos índices de retrabalho precisam de uma margem maior para proteger o fluxo de caixa da gráfica.

Dicas para reduzir custos sem comprometer a qualidade

Controlar gastos é uma das formas mais diretas de melhorar a competitividade e proteger o lucro. 

Felizmente, é possível economizar sem sacrificar o padrão do produto:

Negociar periodicamente com fornecedores

Manter o hábito de negociar preços e condições ajuda a reduzir custos de matéria-prima. Isso vale para:

• Papel offset, que costuma ser o item mais caro do orçamento.
• Tintas especiais ou vernizes.
• Serviços terceirizados, como corte e dobra.

Negociações frequentes podem garantir melhores prazos e descontos, impactando diretamente o preço final.

Planejar bem o aproveitamento do papel

Um planejamento inteligente garante que mais peças caibam em uma mesma folha. 

Isso ajuda a reduzir sobras e desperdícios, além de aumentar a eficiência do material comprado, gerando economia imediata.

Usar ferramentas de gestão e simulação de custos

Investir em planilhas específicas ou em um sistema para gráficas faz toda diferença. Essas ferramentas ajudam a:

• Simular diferentes cenários de custos e tiragens.
• Calcular rapidamente a viabilidade do projeto.
• Ajustar preços para proteger a margem.

Confira também os modelos de orçamento disponíveis na Calcme:

Mini-checklist de orçamento de impressão

Antes de enviar o orçamento de impressão ao cliente, vale fazer uma checagem rápida para garantir que nenhum detalhe ficou de fora. 

Pergunte a si mesmo:

• As informações do projeto estão completas, considerando tiragem, tipo de papel, acabamentos gráficos e prazo?
• Os custos da matéria-prima estão atualizados com base em cotações recentes?
• O tempo de máquina, setup e mão de obra foram corretamente estimados?
• Os custos indiretos, como energia, aluguel e manutenção, foram rateados no cálculo?
• A margem de lucro foi ajustada ao nível de dificuldade e urgência do trabalho?
• As perdas técnicas foram previstas para evitar surpresas no volume final?

Avalie esses aspectos e bons negócios!

Como otimizar o orçamento de impressão offset gráfica?

Agora que você já viu o passo a passo de como fazer um orçamento de impressão offset gráfica, é hora de pensar além: e se você investir em um software capaz de possibilitar orçamentos automáticos para a sua gráfica, otimizando essa etapa e proporcionando uma experiência mais positiva para o cliente?

Com a Calcme – Sistema para Gráficas – isso é possível! Você poderá gerar orçamentos, fazer todo o controle financeiro da sua gráfica e otimizar uma série de demandas importantes. Faça o seu teste gratuito e confira!