Script de atendimento WhatsApp para gráfica: Como elaborar?

Elaborar um bom script de atendimento WhatsApp para gráfica é um passo importante na organização das suas vendas. Afinal, quando o atendimento segue uma certa coerência, fica mais fácil garantir que todas as necessidades dos clientes sejam bem atendidas.

Hoje, vamos te ajudar com esse assunto ao apresentar dicas importantes que podem ser colocadas em prática. Acompanhe e confira nossas ideias!

Como elaborar um script de atendimento WhatsApp para gráfica?

Existem alguns passos simples, porém essenciais, que podem te ajudar na hora de elaborar um bom script de atendimento WhatsApp. Lembre-se de que as dicas abaixo são gerais, mas que você pode sempre adaptar de acordo com os serviços da sua gráfica e com a rotina do seu negócio. Veja só:

1. Defina o objetivo do script

Antes de elaborar o script, tenha clareza sobre o que você deseja alcançar com o atendimento via WhatsApp.

Pode ser captar leads, fornecer orçamentos, esclarecer dúvidas, fechar vendas ou acompanhar pedidos. Cada um desses objetivos influenciará o tom e a estrutura das mensagens.

Você pode definir que terá mais de um objetivo, claro, mas, para isso ser posto em prática, deverá desenvolver um script para cada demanda.

Veja mais: Como automatizar atendimento no WhatsApp da sua gráfica? 

2. Descreva as etapas do atendimento

Liste todas as etapas envolvidas no atendimento ao cliente, sempre com base no objetivo que se deseja alcançar. No caso de uma gráfica, é possível que as seguintes etapas já te ajudem a montar o seu script de atendimento WhatsApp:

• Boas-vindas e acolhimento;
• Coleta de informações do cliente (tipo de serviço solicitado, quantidade, especificações);
• Envio do orçamento;
• Follow-up para clientes que não responderam ao orçamento;
• Fechamento da venda;
• Confirmação de produção e prazos;
• Entrega ou retirada do material;
• Agradecimento e solicitação de feedback.

3. Escolha o tom de voz

Além de saber quais serão as etapas do seu script, lembre-se também de escolher o tom de voz que será usado na sua comunicação.

O tom está intimamente relacionado com o público-alvo e com o tipo de posicionamento que você deseja adotar na sua gráfica. Então, pense bem a respeito disso.

4. Escreva templates para cada etapa

A partir das etapas mapeadas, comece a elaborar respostas-padrão para cada uma delas. Essas mensagens podem ser enviadas automaticamente, ou então, enviadas manualmente, quando um atendente achar pertinente encaminhar mais uma parte do script.

Leia mais: Mensagens de atendimento para WhatsApp para gráficas

5. Teste e modifique quando necessário

Lembre-se, um script de atendimento WhatsApp não é algo imutável ou engessado. Mas, sim, é algo que deve ser modificado sempre que necessário, com base no que couber no momento.

Não tenha medo de alterar um pouco alguma coisa, pois ainda estamos falando de interação humana, que não é inflexível. Pense nisso!

O que não deve ser feito em um script WhatsApp

Um script WhatsApp pode realmente ajudar na hoda de você manter uma comunicação mais clara e assertiva com o seu cliente.

Entretanto, ele não deve ser algo extremamente rígido e que acabe prejudicando o relacionamento com o seu público.

A seguir, apresentamos alguns pontos que você deve cuidar na hora de fazer seu script WhatsApp:

Robotização excessiva

Embora a automatização realmente ajude no dia a dia, é importante tomar o cuidado para não tornar o seu atendimento robotizado demais.

As pessoas percebem quando esse atendimento do robô é excessivo e, pior do que isso, não parece muito disposto a oferecer suporte e resolver problemas.

Sendo assim, lembre-se de manter o equilíbrio. Uma dica é imaginar como você gostaria de ser atendido: será que apenas por robô o tempo todo? Provavelmente não, certo? Pense sobre isso e adapte o seu script WhatsApp da melhor forma.

Ambiguidades no texto

Como estamos falando de script WhatsApp, automaticamente estamos falando de texto escrito também. E quando pensamos em texto escrito, é importante levar em consideração um aspecto importante: a ambiguidade.

Quando ela aparece em um texto, ela pode levar a falhas graves na comunicação. Falhas essas que podem até resultar em custos para o seu negócio.

Pois imagine que a automatização dá a entender que o prazo é X e, na verdade, deveria ser Y? Pois é!

Por isso, fique de olho nisso e garanta um texto claro para os seus clientes.

Veja mais: Como fazer atendimento online?

Falta de sensibilidade ao atender o cliente

O atendimento pode até seguir algum tipo de passo a passo ou padrão, mas ele deve ser sensível. Isto é, você pode transparecer um pouco de emoção na comunicação que você tem com os seus clientes. Não precisa ser completamente frio.

Claro que é importante medir a dosagem dessa emoção, para não parecer invasivo demais para os seus clientes, não é mesmo?

No entanto, um pouquinho de humanidade não faz mal.

Padrão que não considera a realidade de cada um

Por fim, lembre-se de que o script WhatsApp também precisa contar com uma flexibilidade que considere a realidade de cada um. 

Cada cliente é único, e o que funciona no atendimento com um pode não funcionar com o outro. Ter essa sensibilidade é mais do que importante nos dias atuais!

É importante ter um script WhatsApp personalizável

Lembre-se, ter um script que pode ser personalizado para cada realidade é mais do que essencial. É fundamental.

Embora estejamos pensando em atendimento virtual e automações, ainda assim estamos falando de seres humanos. E essas pessoas têm sonhos e desejos. Então, personalizar o atendimento para levar em conta isso é fundamental.

Pense nesses aspectos e bons atendimentos para você e toda a sua equipe!

Utilize a ferramenta certa no seu WhatsApp!

Agora que você já sabe fazer o seu script de atendimento WhatsApp, que tal ir além na sua gráfica e usar uma ferramenta de gestão do WhatsApp para uma comunicação ainda mais eficiente?

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