A falha na comunicação e atendimento pode prejudicar – e muito – o relacionamento com os seus clientes.

Esse tipo de falha pode levar a decisões equivocadas, além de causar retrabalho, como, por exemplo, quando o seu cliente solicita algo, mas você compreende outro pedido.

Sendo assim, é importante entender como evitar esse tipo de problema com estratégias que funcionem.

Neste guia, vamos te ajudar com esse objetivo. Acompanhe e fique por dentro.

Como evitar falha na comunicação e atendimento?

Apesar de não existir uma fórmula para a comunicação perfeita com o seu cliente, ainda assim existem estratégias que vão te ajudar a evitar a falha na comunicação e atendimento.

Logo abaixo, descrevemos alguns pontos que tendem a contribuir com uma comunicação muito mais assertiva e eficiente:

Estabeleça canais claros de comunicação

Para que a comunicação funcione, é indispensável que os canais usados para o atendimento estejam bem definidos e sejam acessíveis para o cliente. 

Muitas vezes, a falta de clareza sobre onde e como entrar em contato gera dúvidas e mensagens duplicadas, o que dificulta o processo.

Por isso, informe claramente os canais disponíveis, como WhatsApp, telefone, e-mail ou chat no site, e oriente sua equipe para utilizar esses canais de forma organizada. 

Além disso, mantenha esses canais ativos e responda dentro dos prazos estabelecidos para evitar que o cliente se sinta desamparado ou ignorado.

Treine sua equipe regularmente

Capacitar os colaboradores para entenderem as necessidades do cliente, se expressar de forma objetiva e responder com cordialidade evita mal-entendidos e constrói uma imagem positiva da empresa. 

Também é importante que todos sigam scripts para WhatsApp e atendimento no geral, com padrões definidos, para manter a coerência nas mensagens e fortalecer a identidade da marca. Mas cuidado: padrão não é o mesmo que atendimento robótico, ok?

É preciso manter uma postura humana durante a comunicação com o seu cliente. Ele precisa se sentir acolhido de verdade.

Use ferramentas para organização e controle

No atendimento online, especialmente quando o volume de mensagens é grande, as ferramentas de gestão fazem toda a diferença para manter a comunicação organizada e eficiente. 

Softwares, como o Chatme, que possibilitam o controle por tags, divisão por departamentos, acompanhamento de status e histórico completo das conversas facilitam o trabalho da equipe.

Com todas essas ferramentas, fica mais fácil priorizar os atendimentos urgentes, evitar respostas duplicadas e garantir que nenhum cliente fique sem retorno. 

Monitore feedbacks e faça ajustes

Por fim, para evitar falha na comunicação e atendimento, considere monitorar os feedbacks e fazer ajustes sempre que for necessário.

Para isso acontecer na prática, estimule os clientes a darem feedbacks após o atendimento e acompanhe atentamente as reclamações, sugestões e elogios.

Utilize essas informações para ajustar processos, treinar a equipe em pontos específicos e atualizar os scripts de atendimento. 

Lembre-se também de agradecer o feedback do seu cliente, para mostrar que realmente se preocupa em oferecer o melhor para ele.

Impulsione seu atendimento com o Chatme!

Para aplicar todas essas práticas com excelência, contar com uma plataforma eficiente faz toda a diferença. 

O Chatme é um sistema integrado ao Calcme que centraliza e organiza as conversas via WhatsApp, permitindo múltiplos atendentes, uso de chatbot, agendamento de mensagens e controle por tags.

Com o Chatme, sua equipe mantém a comunicação fluida, evita esquecimentos e responde rapidamente, garantindo a satisfação do cliente. 

Evite falhas na comunicação com a ferramenta certa!