Gestão de marcenaria: as 5 áreas, os números da semana e a rotina do dono

O Roberto chega à fábrica às sete e meia. Até as nove, já disse ao vendedor qual versão do closet foi aprovada, decidiu com o montador a ordem das obras e olhou no banco se a entrada da cozinha caiu. Em outubro, a marcenaria faturou R$ 123.000, e a agenda está cheia até janeiro. Quanto sobrou no mês, ele não sabe dizer.

Abaixo estão a gestão da marcenaria área por área, com o que decidir e o número de cada uma, os números para olhar toda semana, o DRE do mês com a conta de três cozinhas, o lucro real de cada pedido e a rotina para olhar tudo isso num dia fixo, e não no meio do incêndio.

Como fazer a gestão de uma marcenaria?

Divida a marcenaria em cinco áreas (vendas, compras, produção, financeiro e pessoas), dê a cada uma um responsável e um número, e olhe esses números toda semana, num dia fixo. Uma vez por mês, feche o resultado: o lucro do mês e o lucro de cada pedido entregue. O método cabe em quatro regras:

1. Uma área, um responsável. Na marcenaria pequena, o dono acumula várias. Mesmo assim, cada uma ganha um dia e uma hora na semana.
2. Um número por área. Um número que diga, numa frase, se a área está bem ou mal.
3. Um dia fixo para olhar. O número que ninguém olha não muda nenhuma decisão.
4. Um fechamento por mês. O DRE e o orçado contra o realizado dos pedidos entregues.

Gestão não é o sistema. É a decisão que sai do número. O sistema faz o número chegar sem alguém precisar montar planilha. O que um sistema precisa fazer em cada etapa do pedido está no post sobre sistema ERP para marcenaria.

Gestão não é saber tudo o que acontece na fábrica. É saber os poucos números que mudam a decisão da semana.

O que decidir em cada área da marcenaria?

Cada área tem as suas decisões e um número que mostra se elas estão dando certo:

O erro mais comum é o dono ficar com as cinco áreas e não ter hora para nenhuma. Ele decide tudo, mas decide no corredor, com a informação que chegou por último. Quem faz o quê, do dono ao montador, está em cargos e setores de uma marcenaria.

Duas áreas pedem cuidado especial. Em vendas, o número que mais engana é o faturamento: agenda cheia com preço errado é prejuízo com prazo marcado. Em pessoas, o número que mais falta é a capacidade. Se os pedidos da semana pedem 220 horas e a equipe tem 200, alguém vai atrasar, e é melhor saber na segunda do que na sexta.

Quais números o dono de marcenaria deve olhar toda semana?

Oito, um ou dois por área. Cada um com a conta e o sinal de que é hora de agir:

Os oito cabem numa folha. Se algum deles leva uma tarde para ser montado, ele não vai ser olhado toda semana, e aí não serve. O saldo de 30, 60 e 90 dias e o mês do menor saldo têm a conta completa no post sobre fluxo de caixa para marcenaria.

Como saber se a marcenaria deu lucro no mês?

Pelo DRE, a demonstração do resultado. Ele pega a receita do mês, tira os impostos, o custo dos pedidos e as comissões, chega à margem de contribuição, tira as despesas fixas e mostra o lucro líquido. O fluxo de caixa diz quando o dinheiro entra e sai. O DRE diz quanto sobrou.

Veja o mês do Roberto, com números de exemplo. Foram três cozinhas de R$ 41.000, como a da Juliana Martins dos exemplos do blog. Cada orçamento tinha R$ 24.600 de custo direto. Desses, R$ 17.100 são chapas, fita, ferragens, frete e montagem, que o DRE põe no custo dos pedidos. Os outros R$ 7.500 são as horas de produção e de projeto, pagas pela folha, que o DRE põe nas despesas fixas. Somadas aos 14% do preço reservados para a estrutura, cada cozinha cobre R$ 13.240 das despesas fixas:

O lucro ficou R$ 5.068 abaixo do previsto, por dois motivos:

• R$ 1.288 de uma cozinha que custou mais que o orçado. Uma chapa a mais, um dia extra de montagem e um ajuste depois da entrega.
• R$ 3.780 das despesas fixas. Três cozinhas cobrem R$ 39.720 da estrutura, e o mês custou R$ 43.500.

O segundo motivo é o que o dono menos vê. Para as despesas fixas caberem na parte que os orçamentos reservam para elas, e o lucro chegar aos 15%, são R$ 43.500 ÷ R$ 13.240 = 3,3 cozinhas como essa por mês, cerca de R$ 135.000 de faturamento. Com R$ 123.000, ou a marcenaria vende mais, ou corta despesa fixa, ou revê a parte do preço que vai para a estrutura. Nenhuma das três decisões aparece no extrato do banco.

É daqui que sai a meta de vendas da semana. Como 3 cozinhas não chegam, são 4 pedidos por mês. Com 20% de fechamento, são 20 orçamentos enviados no mês, ou 5 por semana. O passo a passo do orçamento até o retorno está em como fazer orçamento de marcenaria para o cliente.

No Calcme ERP, o DRE junta a receita, o custo dos pedidos, os impostos, as comissões e as despesas, e mostra o lucro líquido mês a mês. A tela abaixo é o DRE do mês de uma marcenaria, com o lucro líquido ao lado do mês anterior.

Como saber quanto cada pedido deixou de verdade?

Comparando o orçado com o realizado de cada pedido, item por item, depois da montagem. O DRE mostra o mês. O orçado e o realizado mostram em qual pedido, e em qual item, o lucro ficou pelo caminho.

No previsto e realizado da Calcme, o orçado, o planejado e o realizado ficam lado a lado, item por item. O custo do orçamento aprovado vira o orçado do pedido. A medição e as compras confirmam o custo real de cada item, e o frete, a montagem e a assistência entram no realizado. As diferenças aparecem por item, com as alterações, os extras e os itens incluídos ou retirados, e o custo fora do plano fica separado, como a assistência da porta do aéreo. A tela mostra a cozinha de R$ 41.000 do exemplo: a chapa a mais, o dia extra de montagem e o ajuste entram no custo do pedido, e a margem real aparece.

Um pedido sozinho conta pouco. No fechamento do mês, junte os pedidos entregues e procure o item que estourou em mais de um. É ele que o próximo orçamento precisa corrigir. Veja como funciona o previsto e realizado.

Qual a rotina de gestão do dono de marcenaria?

Três conversas por semana e um fechamento por mês, sempre nos mesmos dias. Uma agenda que funciona:

Cada conversa termina com uma decisão e um nome. Reunião que termina em “vamos ver” volta na semana seguinte com o mesmo problema.

Quais são os erros mais comuns na gestão de uma marcenaria?

Quase todos são o mesmo erro em áreas diferentes: decidir sem o número da área e descobrir o problema pelo cliente ou pelo extrato. Os mais comuns, com o sinal de cada um e o que fazer:

Os erros pequenos aparecem juntos no fim do pedido. No mês do Roberto, uma chapa a mais, um dia extra de montagem e um ajuste depois da entrega tiraram R$ 1.288 de uma cozinha. Nenhum deles é grande sozinho. Somados, são 21% dos R$ 6.150 de lucro que o orçamento previa para ela.

Quando o erro já deu prejuízo, corrija o processo que deixou ele passar, e não só o pedido. Se a chapa faltou, o problema é o controle do estoque, e não o comprador daquela semana. Se o parafuso ficou fora do orçamento, o problema é a lista de insumos, e não o vendedor.

Três posts ajudam a corrigir os erros da tabela. O que entra no orçamento, item por item, está em lista de material para marcenaria. A entrada, a saída e o inventário estão em como organizar o estoque de marcenaria. E a conta das horas antes de prometer o prazo está em gestão de produção para marcenaria.

Como fazer a gestão quando a marcenaria é pequena?

Com menos números e o mesmo dia fixo. Quem faz quase tudo sozinho pode ficar com três por semana:

• Propostas em aberto, com a data do retorno de cada uma.
• Pedidos atrasados, com a nova data combinada.
• Saldo de 30 dias, com as parcelas que vão entrar e as contas que vão vencer.

E um por mês: o lucro do DRE, fechado com o contador. Quando a segunda pessoa entra, a primeira área que passa adiante ganha um responsável e o número dela. O dono continua olhando o número, e não fazendo o trabalho.

Na Calcme, os números das cinco áreas ficam no mesmo lugar. No funil de vendas, cada orçamento fica numa etapa, com um responsável, e os retornos entram na agenda. A necessidade de material sai dos pedidos e vira requisição de compra. Na produção, a semana é planejada pela data de entrega, e cada pedido anda no kanban. No financeiro, o dashboard mostra o faturamento, os recebimentos, as contas a pagar e o lucro do mês, com a comparação com os meses anteriores. Os planos começam em R$ 399 por mês, no plano anual.